Belastingdienst scherpt controle op zakelijke kosten aan

De Belastingdienst heeft aangekondigd in 2025 strenger te gaan controleren op de aftrekbaarheid van zakelijke kosten in de administratie van ondernemers. Uit recente onderzoeken blijkt dat deze kosten niet altijd correct worden opgevoerd, wat kan leiden tot naheffingen en boetes.

Als administratiekantoor en belastingadviseurs helpen wij ondernemers bij een correcte en efficiënte administratie. In deze blog bespreken we welke kosten fiscaal aftrekbaar zijn, welke niet, en hoe je als ondernemer fouten voorkomt.

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn uitgaven die direct verband houden met de bedrijfsvoering en noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de onderneming. Voorbeelden hiervan zijn:

• Huur van bedrijfsruimte
• Inkoop van goederen die je aan cliënten levert
• Kantoorbenodigdheden zoals laptops, printers en papier
• Verzekeringen voor zakelijke risico’s
• Reiskosten openbaar vervoer voor zakelijke afspraken
• Advieskosten zoals een accountant of belastingadviseur

Deze kosten kunnen in de administratie worden opgenomen en als aftrekpost dienen bij de belastingaangifte, mits ze voldoende onderbouwd zijn.

Gemengde kosten: deels zakelijk, deels privé

Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als privékarakter en zijn daarom slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Dit geldt onder andere voor:

• Telefoonabonnementen: zakelijke gesprekken zijn aftrekbaar, maar het privégebruik niet.
• Zakelijke lunches en diners:vermeld op de bonnen met welk relatie en wat de aanleiding is geweest.
• Werkkleding: alleen werkkleding die niet privé gedragen kan worden of voorzien is van een duidelijk bedrijfslogo (minimaal 70 cm²) is aftrekbaar.
• Autokosten: als een privéauto zakelijk wordt gebruikt, mag €0,23 per zakelijke kilometer worden afgetrokken.

Voor deze kosten geldt dat een goede onderbouwing en scheiding van privé en zakelijk gebruik essentieel is.

Niet-aftrekbare kosten

Niet alle kosten die binnen een bedrijf gemaakt worden, zijn fiscaal aftrekbaar. Hieronder enkele veelvoorkomende voorbeelden:

• Algemene literatuur zoals kranten en tijdschriften zonder direct zakelijk belang
• Persoonlijke verzorging zoals kapperskosten of cosmetische behandelingen
• Geldboetes zoals verkeersboetes of fiscale boetes

Het verkeerd opvoeren van dergelijke kosten als zakelijk kan resulteren in correcties en boetes bij een belastingcontrole.

Hoe voorkom je discussies met de Belastingdienst?

Om discussies met de Belastingdienst te voorkomen, is het belangrijk om een duidelijke en transparante administratie te voeren. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Bewaar alle facturen en bonnen als bewijs voor zakelijke uitgaven. Er is een wettelijk bewaarplicht van zeven jaar.
• Houd zakelijke en privébetalingen strikt gescheiden door een aparte zakelijke rekening te gebruiken.
• Weet wanneer je de boekhouding moet uitbesteden aan een specialist. Om fouten te voorkomen en fiscale voordelen optimaal te benutten.

Wij staan voor je klaar

Wij bieden deskundig advies en ondersteuning om ervoor te zorgen dat jouw administratie correct en fiscaal voordelig wordt bijgehouden. Heb je vragen over zakelijke kosten of wil je jouw boekhouding en belastingaangiften uitbesteden? Neem dan contact met ons op!

Een goed gestructureerde administratie voorkomt stress en onnodige kosten, en zorgt ervoor dat je belastingvoordelen op de juiste manier benut.